Informe técnico: Implementación y retorno de la inversión para el rastreo

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Cómo implementar y comprobar el retorno de la inversión en un sistema de rastreo de contenedores reutilizables

RESUMEN: Este informe técnico intenta esclarecer las prácticas recomendadas para la evaluación de su sistema de rastreo actual y medir el retorno de la inversión de cualquier inversión futura. Desde la identificación de pasos, métricas y procesos requeridos para una implementación exitosa y la optimización continua de un programa de rastreo de bienes, usted obtendrá orientación de expertos en el campo del rastreo de contenedores.

Hablemos de su cadena de suministro.

Implementando un sistema de rastreo y preparación para comprobar el retorno de la inversión

Tablero de control en tableta
El monitorear los indicadores clave del desempeño (KPIs) es fundamental para identificar las áreas que pueden mejorarse, permitiéndole así probar el retorno de la inversión en el sistema de rastreo

Tal como se resaltó en la primera parte de esta serie de informes técnicos sobre el rastreo y la gestión de bienes, un método de rastreo y gestión bien organizados es esencial para una cadena de suministro saludable. En su sentido más elemental, este proceso debe permitir un rastreo sistemático para la evaluación y gestión de contenedores. El objetivo principal es evitar los gastos de capital innecesarios y reducir los gastos administrativos, al mismo tiempo reduciendo los riesgos comunes típicamente asociados con la gestión, el mantenimiento y la posesión de dichos bienes.

Desafortunadamente, cuando se pone en práctica un nuevo sistema, el concepto erróneo más común es que el éxito de un sistema de rastreo de bienes empieza y termina con la implementación del programa informático (software) y el soporte físico (hardware). en realidad, este es uno de los mitos más erróneos asociados al rastreo.

Aunque la elección de un soporte físico (hardware) y un programa informático (software) adecuados es parte fundamental de la implementación del nuevo proceso, el verdadero éxito reside en la construcción de una base sólida antes, incluso antes de que la tecnología sea introducida en la ecuación.

Sentar las bases para su programa de rastreo de bienes

Los pasos necesarios para implementar un programa de rastreo de gestión de contenedores requieren más que la simple instalación del software (programa informático) y la compra del soporte físico (hardware). Usted debe empezar por preparar y evaluar el sistema de apoyo (back-end) de su proceso actual. Este paso esencial va más allá de la necesidad de simplemente garantizar que el sistema adecuado sea identificado e implementado. Cuando esto se hace correctamente, la preparación del sistema de apoyo (back-end) debe tener como resultado que las medidas y los indicadores de rendimiento claves (KPIs) estén en vigor, para así definir las características del éxito futuro y medir el retorno de la inversión.

3 pasos para una implementación exitosa del sistema de apoyo (Back-end)

Paso 1: Evaluación del proceso actual
¿Cómo es el rendimiento del proceso de rastreo actual? ¿Puede ser medido? El entendimiento de estas medidas de rendimiento desempeña un papel fundamental en la evaluación del éxito, el fracaso y el retorno de la inversión de cualquier proceso de rastreo. Para poder tener un panorama cualitativo del desempeño del proceso actual, hay que empezar por contemplar las siguientes preguntas:

  • ¿Hay controles disponibles para identificar medidas de rendimiento tales como la tasa de pérdida de bienes, la duración de ciclos y el retorno de la inversión?
  • ¿Cuál es la duración actual del ciclo de un activo?
  • ¿Cuál es la tasa de pérdida actual de un activo?
  • ¿Cómo se comparan estas medidas de rendimiento con las de la industria?

Nota: El registro cuidadoso del desempeño del sistema actual para obtener una base de referencia facilitará el proceso cuando llegue el momento de medir el retorno de la inversión del nuevo programa de rastreo.

Paso 2: Entendiendo las ventajas y desventajas de los sistemas de gestión de bienes Existen dos tipos de opciones disponibles para el rastreo de contenedores: Agregado e individual. La selección de la opción correcta depende de las condiciones complejas y limitaciones de presupuesto de la cadena de suministro.

Rastreo agregado versus Rastreo individual

Rastreo agregado de bienes: Típicamente es un proceso manual (por ejemplo, lápiz y papel u hojas de cálculo de Excel). Usos del rastreo agregado de bienes. Los «secretos del oficio» y el rastreo visual de las etiquetas para determinar la cantidad neta de bienes que «entran y salen» de la cadena de suministro.
Ventajas: Facilidad de implementación, Costos Iniciales
Desventajas: No es tan preciso, Reconciliaciones Frecuentes

Rastreo individual de bienes: Diseñado para acomodar las particularidades de las cadenas de suministro complejas. El rastreo individual de bienes se basa en los códigos de barras y en la RFID, al igual que en los datos de GPS para el rastreo de los bienes.
Ventajas: Exactitud en tiempo real, tiempos de permanencia a nivel de las partidas
Desventajas: La implementación consume mucho tiempo, requiere del nivel más alto de gestión del cambio

 

Paso 3: Preparación para la adaptación de las partes interesadas
Con la implementación de cualquier programa de rastreo de bienes, el éxito muchas veces depende de la participación de las partes interesadas en todos los niveles, particularmente de aquellos a nivel de la planta que serán los responsables de la conformidad del sistema. Para poder conseguir este grado de alineación, es necesario que los indicadores de rendimiento (KPIs) de mayor valor para cada una de las partes interesadas estén puestos en marcha.

Más allá del retorno de la inversión, entre los indicadores de rendimiento de valor (KPIs) se encuentran:

  • Capacidad de identificar y eliminar los obstáculos
  • Capacidad de asignar la responsabilidad de los daños al contenedor (responsabilidad por facturación retroactiva)
  • El dinero ahorrado en bienes que, de lo contrario, se hubiesen perdido (reducción de CAPEX)
  • Conformidad con los reglamentos (por ejemplo, planes HACCP en virtud de FSMA)
  • La capacidad de rastrear el estado y la ubicación de cada producto y contenedor

Definición e implementación del sistema de rastreo de bienes

Después de haber hecho el trabajo de preparación para el sistema de apoyo, haber definidos los indicadores de rendimiento (KPIs) e identificado el mejor tipo de rastreo, el siguiente paso es definir los componentes esenciales que deben ser combinados para crear el proceso en su totalidad. Recuerde, un programa de rastreo de bienes depende de la solidez de cada una de las partes individuales que lo sostienen.

 

Los cinco componentes esenciales en la implementación del rastreo de bienes

  1. Componente #1: Identificación de bienes
    Desde la selección del material de las etiquetas hasta la serialización y codificación, es importante definir cómo será etiquetado e identificado cada uno de los bienes individualmente. Consideraciones para la identificación de bienes:
    • Material de las etiquetas: ¿Cuáles materiales con el menor precio por etiqueta proporcionan el mejor rendimiento en el terreno?
    • Colocación y Orientación de la etiqueta: ¿Las etiquetas son accesibles, identificables y se pueden escanear?
    • Tamaño y alcance de la lectura: ¿A qué distancia puede escanearse o leerse la etiqueta?
    • Proceso de iniciación: ¿Cómo se sujetarán las etiquetas a los bienes nuevos y actuales?
  2. Componente #2: Definición de cada transacción
    Para definirlo en términos sencillos, una transacción incluye cualquier ocasión, momento o evento en el que requiera que un bien sea escaneado y rastreado. Aunque el enviar y el recibir están entre los eventos más obvios, hay varias transacciones adicionales que se deben tomar en cuenta.
    Entre las transacciones adicionales para considerar se encuentran:
    • Inspección
    • Limpieza
    • Contenido
    • Daños
    • Reparación
      Nota: El definir cada punto de la recopilación de datos y estimar la frecuencia con la que ocurren son fundamentales para garantizar total visibilidad mientras los bienes se desplazan a lo largo de la cadena de suministro.
  3. Componente #3: Selección del método de recopilación de datos
    ¿El escáner será llevado al contenedor/etiqueta o será llevado el contenedor/etiqueta al escáner? El entendimiento de estos requisitos ayuda a determinar si se necesita una solución móvil (por ejemplo, equipo portátil para escanear y recopilar datos). De lo contrario, una configuración estacionaria, tal como un portal RFID, es la opción ideal. Además, la manera en la que el equipo ingresará los datos e interactuará con la interfaz del escáner tiene que ser evaluada cuidadosamente. Recuerde, algunos dispositivos aún utilizan teclas/teclados, mientras que otros se basan en interfaces de pantallas táctiles (por ejemplo, tabletas y dispositivos móviles).
     
  4. Componente #4: Definición del proceso de la gestión de excepciones
    ¿Qué pasa cuando las cosas salen mal o no funcionan como deberían? Ningún sistema es 100 % a prueba de fallas, y actividades como escaneos omitidos, lecturas incorrectas o datos duplicados son inevitables. La clave está en crear un proceso que permita identificar posibles errores para rastrearlos, corregirlos y reportarlos rápidamente. Entre los procesos de la gestión de excepciones para considerar se encuentran:
    • Resolución de exceso de datos, duplicados o problemas de datos erróneos
    • Reportar y marcar problemas
    • Identificación y reporte de etiquetas dañadas o equipo de tescaneo defectuoso
    • Actualización manual del sistema de rastreo de bienes
  5. Componente #5: Creación de informes
    Los informes eficaces, claros y precisos no solo sirven para garantizar la eficiencia continua del programa de rastreo de bienes, pero, cuando se trata de fortalecer la alineación de las partes interesadas y comprobar el retorno de la inversión, el tener los informes adecuados en marcha, ayudará a demostrar el valor general del sistema de rastreo de bienes. Criterios de seguimiento para considerar:
    • Basados en la red: Un sistema de reporte basado en la red garantiza acceso a los reportes y visibilidad de la cadena de suministro en diferentes sistemas, bases de datos y hardware
    • Diario, semanal, mensual: Los reportes programados regularmente garantizan que las oportunidades de mejora y de ineficiencia sean identificadas rápida y fácilmente
    • Alineación de las partes interesadas: El reporte para las partes interesadas de alto nivel elimina las conjeturas cuando trata de probar el valor
    • Conformidad: Asegúrese de que el sistema esté equipado para sobrellevar las exigencias de conformidad y reglamentarias de la industria a la que sirve

 

Evaluación del valor y comprobación del retorno de la inversión
El medir, gestionar y monitorear el desempeño del nuevo sistema empieza con un conjunto bien definido de indicadores de rendimiento (KPIs). Cuando se asignan directamente a las medidas evaluadas en el proceso de preparación del sistema de apoyo, estos estudios analíticos no solo esclarecen cómo el sistema se compara con los procesos anteriores; sino que también desempeñan un gran papel en la refinación del proceso nuevo, mientras continúan replicando el éxito del pasado.

Criterios para considerar cuando se evalúa el retorno de la inversión

  • Inventario físico reducido
  • Precisión del inventario mejorada
  • Reducción de la tasa de pérdida de bienes
  • Reducción del costo de mano de obra
  • Control de Calidad mejorado
  • Mayor visibilidad de la cadena de suministro

Con los indicadores claves de rendimiento (KPIs) ya establecidos, el medir y comprobar el retorno de la inversión equivale a la simple comparación de cada medida de rendimiento con el desempeño anterior antes de la implementación.

 

Externalización de su sistema de rastreo de bienes
Para las organizaciones que no cuentan con los conocimientos necesarias para construir, implementar y gestionar un sistema de rastreo de bienes propio, la búsqueda de un proveedor externo es una opción válida. Los proveedores de sistemas de rastreo externos con frecuencia no son solo capaces de reducir cualquier gasto inicial de instalación, sino que también ofrecen la experiencia y los recursos necesarios para garantizar que el nuevo sistema sea capaz de hacerle frente a los desafíos que presentan las demandas cambiantes de visibilidad de la cadena de suministro.

Por ejemplo, el equipo de CHEP proporciona configuración, asistencia y consultoría para garantizar que la implementación del sistema de rastreo de contenedores sea exitosa. desde la selección de la tecnología adecuada hasta el rastreo y reportes, algunas de las ventajas comunes de asociarse con CHEP incluyen:

  1. Bienes codificados individualmente para escanear
  2. Etiquetas 4-en-1 para capacidad de RFID adicional
  3. Entorno de nube seguro para reportes y almacenamiento de datos
  4. Visibilidad de la cadena de suministro 24/7 desde cualquier computadora con acceso a Internet

 

Para saber cómo las soluciones de gestión de contenedores de CHEP pueden ayudarle a alcanzar las metas de su empresa, por favor comuníquese con nosotros: 888-873-2277 o por correo electrónico a info.containers@chep.com.

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